La gestione del magazzino è una attività importantissima per ogni azienda.
Quanti e quali danni derivano da una precaria, o addirittura errata gestione del magazzino?
Una gestione del magazzino approssimativa può farci perdere molto denaro, e quindi danneggiare gravemente la nostra attività.
Un magazzino non efficiente ha dei costi altissimi, infatti, rischiamo di riacquistare merce già presente, oppure rischiamo di sprecare materiale in quanto scaduto.
Quanto ci costa un magazzino non efficiente?
Gestire il magazzino è un’attività che ci richiede di valutare vari aspetti e deve essere condotta con efficienza e oculatezza. Gestire il magazzino, infatti, non è solamente amministrare i prodotti in entrata e in uscita o gestire gli spazi.
Ogni azienda dovrebbe avere tra il personale, qualcuno che si occupa del magazzino.
Il responsabile della gestione del magazzino.
Collaboratore che, con la giusta formazione, si pone di fronte agli impegni delle differenti attività: quali ad esempio: il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce. Ovviamente con l’aumentare delle dimensione dell’azienda, e quindi della struttura, aumenta anche la complessità delle operazioni, aumentano i compiti e di conseguenza anche il numero di persone addette al magazzino.
Ma quali sono le principali attività di Gestione del magazzino?
Premetto, ci sono molti documenti da gestire, i quali sono necessari non solo ai fini fiscali, ma sono utili, perché ci permettono di migliorare la nostra gestione del magazzino.
Quindi, la prima domanda alla quale dobbiamo saper rispondere è: quale giacenza minima di merce o di materiale, è consigliabile avere sempre a disposizione nel nostro magazzino?
Quantità che non dovrà essere eccessivamente alta, perché è uno spreco di denaro, avere molta merce in magazzino, e inutilizzata, ma neanche troppo bassa, da costringerci a non eseguire delle lavorazioni, a causa dell’assenza dei materiali necessari.
Perciò, prima che la quantità di merce, o di materiale, raggiunga la soglia minima, dobbiamo essere pronti a fare l’ordine di reintegro, operazione che deve sempre essere svolta per iscritto, in modo che lasci traccia della quantità di merce richiesta, del prezzo e degli eventuali sconti concordati con il fornitore, della data di consegna, nonché della modalità di pagamento e delle eventuali scadenze.
Alla ricezione della merce ordinata, dovremmo accettarla con riserva della verifica di conformità.
Perché, prima di depositare la merce in magazzino, è necessario verificare la conformità tra l’ordine effettuato, il documento di trasporto, l’eventuale fattura allegata, e la merce effettivamente ricevuta.
In quanto, in caso di non conformità, la merce dovrà essere restituita.
Quindi, verificata la conformità, possiamo depositare la merce in magazzino, secondo un ordine prestabilito.
E’ bene, anzi è necessario, tenere aggiornato il Registro delle Scorte, dove, seguendo una corretta registrazione di tutti i carichi e scarichi del magazzino, ci permette di avere la situazione del nostro magazzino sempre aggiornata.
Ed infine, qualora la nostra azienda tratti materiale o merce soggetta a deperimento o scadenza, è necessario tenere anche il Registro delle Scadenze. Utile, per conoscere in tempo reale le scadenze di tutte le merci, ed evitare di utilizzare involontariamente prodotti scaduti, e quindi incorrere, anche, in sanzioni.
