La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile.
La fattura elettronica, per essere a norma di legge, deve essere emesse da un software gestionale in formato XML, e deve contenere tutti i campi obbligatori definiti dall’Art.21 del DPR 633/72.
Quindi, ogni fattura deve contenere:
- Anagrafica dell’emittente, quindi nome e cognome del titolare della ditta o dello studio oppure ragione o denominazione sociale in caso di società, comprensivi di residenza fiscale;
- nome e cognome del destinatario della fattura oppure ragione sociale o denominazione sociale in caso di società, comprensivo di residenza fiscale;
- numero della fattura;
- data di emissione;
- numero di partita IVA, e Codice Fiscale (se persona fisica, o diverso da partita IVA) del mittente e del destinatario;
- natura e quantità dei prodotti o servizi erogati, corrispondenti alla fattura emessa;
- aliquote IVA (nel caso di operazioni non soggette ad IVA, la dicitura della norma di esclusione dall’IVA, ad esempio le prestazione medico sanitarie indicano: Esente IVA in base all’Art. 10 del DPR 633/1972);
- termini di pagamento e scadenza o scadenze (in caso di pagamento rateizzato);
-
eventuali documenti allegati, tra cui i documenti di trasporto (DDT) in caso di fattura in differita.
All’interno della fattura elettronica deve essere indicato anche il codice destinatario, il quale serve per consentire al sistema di interscambio di indicare a chi dovrà essere consegnata la fattura.
Il Codice destinatario è un codice alfanumerico formato da 7 caratteri (6 caratteri per la pubblica amministrazione) e viene di solito rilasciato dalle società di software, ed è un riferimento funzionale all’instradamento delle fatture.
Lo SDI (Sistema di Interscambio) è il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che regola il flusso delle fatture elettroniche dalle Partite IVA italiane verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
Tutte le fatture elettroniche, una volta generato il file XML, vanno firmate digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario, così da garantire origine e contenuto.
Di solito è il software gestionale che gestisce l’intera procedura di firma digitale, di invio e conservazione della fattura.
Quale data va indicata in fattura? Entro quale termine va presentata?
La fattura può essere immediata o differita:
La fattura immediata deve portare la data di effettuazione dell’operazione e deve essere trasmessa entro 12 giorni.
La fattura differita, invece, deve essere datata entro il 15 del mese successivo all’effettuazione e trasmessa entro lo stesso termine. In genere la fattura differita prende la data dell’ultimo giorno del mese, e spedita entro il 15 del mese successivo.
Cosa succede dopo aver inviato la fattura al sistema di interscambio?
Lo SDI effettua dei controlli sulle fatture elettroniche ricevute, con l’obiettivo di verificare la correttezza del file ricevuto.
Quindi, se il file è corretto, lo SDI invierà la fattura al destinatario, e invierà al mittente una ricevuta di consegna della fattura.
Solo dopo la ricevuta di consegna, la fattura si considera emessa a tutti gli effetti.
Altrimenti, lo SDI invierà al mittente una ricevuta di scarto della fattura, con l’indicazione del motivo dello scarto, in questo caso la fattura si considera non emessa, quindi si deve ripetere la fattura inviata, stesso numero e stessa data, correggere l’errore, e inviarla di nuovo allo SDI.
Gli errori possibili sono:
• difetti di nomenclatura, ovvero, errori nella compilazione dei dati identificativi del destinatario;
• dimensioni del file fuori limite, il file XML non deve superare i 5 Megabyte altrimenti verrà
scartato;
• controlli sulla firma digitale e sul certificato della firma stessa;
• difetti di conformità della fattura, nel caso in cui la fattura riporti dati errati, ad esempio
aliquota IVA errata, calcoli incongruenti o identificativi dei soggetti sbagliati;
• codice destinatario errato;
• controllo sull’unicità della fattura, poiché non possono essere trasmesse le stesse fatture
due volte.
Inoltre, può capitare che lo SDI invii una ricevuta di impossibilità di recapito, questo significa che il destinatario della fattura non possiede il codice destinatario. Anche in questo caso la fattura si considera emessa a tutti gli effetti. Sarà cura del destinatario occuparsi di recuperare la fattura correttamente inviatagli nel proprio cassetto fiscale.
Faccio presente che le persone fisiche senza partita IVA e i contribuenti che operano nel regime forfettario, non sono obbligati a emetter e a ricevere la fattura elettronica, pertanto per questi si usa come codice destinatario sette zeri (0000000), e la fattura può essere consegnata a mano o per posta elettronica. Lo stesso vale per le fatture destinate all’estero, dove la fatturazione elettronica non è ancora attiva, in questo caso però il codice destinatario è costituito da sette X (XXXXXXX).
